Universitatea „1 Decembrie 1918” din Alba Iulia - Centrul de Relaţii Internaţionale
 
Centrul de Relaţii Internaţionale

Avizat

Comisia juridică a Senatului,

 

 

REGULAMENTUL DE ORGANIZARE ŞI FUNCŢIONARE A

BIROULUI ERASMUS +

 ŞI ACORDURI INTERNAŢIONALE DIN UNIVERSITATEA „1 DECEMBRIE 1918” DIN ALBA IULIA

 

 

Preambul

 

Biroul Erasmus+ şi Acorduri Internaţionale îşi desfăşoară activitatea în două direcţii majore, după cum urmează:

 

  1. Programul Erasmus+ finanţat de către Comisia Europeană şi Proiectele de Mobilitate finanţate prin intermediul Mecanismului Financiar European SEE;
  2. Acorduri internaţionale şi relaţii cu studenţii cetăţeni străini, care desfăşoară activităţi finanţate din surse proprii şi din taxe administrative ale studenţilor străini pe cont propriu valutar.

 

 

CAPITOLUL I. Organizarea activităţilor

 

Art. 1. Cadrul legal de funcţionare

 

-Legea educaţiei naţionale, publicată în Monitorul Oficial la data de 10.01.2011, cu modificările şi completările ulterioare;

-Ordinul MECS nr. 4238 din 17.06.2015 privind înfiinţarea şi funcţionarea Birourilor Erasmus+ în instituţiile de învăţământ superior acreditate;

-Regulamentul (UE) nr. 1288/2013 al Parlamentului European şi al Consiliului din 11 decembrie 2013 de instituire a acţiunii “Erasmus+”: Programul Uniunii pentru educaţie, formare, tineret şi sport şi de abrogare a Deciziilor nr. 1719/2006/CE, nr. 1720/2006/CE şi nr. 1298/2008/CE

-Ghidul anual al programului Erasmus +;

-Strategia Europa 2020 a Comisiei Europene;

-Carta Universitară;

-Prezentul Regulament de organizare a activităţilor de programe comunitare;

-Decizia Senatului nr.14/26.10.2005 privind înfiinţarea Biroului pentru Programe Comunitare în Universitatea „1 Decembrie 1918”;

-Regulamentul privind mobilitatea studenţilor, cadrelor didactice, didactice auxiliare şi nedidactice care participă la Programul Erasmus+ adoptat în Senatul Universităţii „1 Decembrie 1918”;

-Hotărârea Senatului Universităţii întrunit în data de 14.12.2016 privind aprobarea structurii de personal;

-Regulamentul de organizare şi funcţionare al Centrului de Relaţii Internaţionale al Universităţii „1 Decembrie 1918” din Alba Iulia;

-Concluziile Consiliului Europei asupra modernizării învăţământului superior, noiembrie 2011.

-Ordinul MEN nr. 3.236 din 10.02.2017 privind aprobarea Metodologiei de primire la studii şi şcolarizare a cetăţenilor străini pe locuri fără plata taxelor de şcolarizare şi cu bursă şi pe locuri fără plata taxelor de şcolarizare, dar fără bursă, în instituţiile de învăţământ superior de stat acreditate;

-Ordinul MEN nr. 3.473 din 17.03.2017 privind aprobarea Metodologiei de primire la studii şi şcolarizare a cetăţenilor străini începând cu anul şcolar/universitar 2017-2018;

-Metodologia de şcolarizare a românilor de pretutindeni în învăţământul superior de stat din România, pe locuri de studii fără plata taxelor de şcolarizare, cu bursă, respectiv fără plata taxelor de şcolarizare dar fără bursă, începând cu anul universitar 2017-2018, aprobată prin  ordin comun al MEN şi MAE anual;

-Legislaţia subsecventă LEN 1/2011 privind repartizarea cifrei de şcolarizare pentru studii universitare de licenţă în vederea admiterii la studii, în fiecare an universitar;

 

Art. 2. Obiective

BEAI  vizează următoarele obiective:

(1) Identificarea proiectelor care se derulează în instituţie, finanţate prin Programul Erasmus + şi  proiectelor de mobilitate finanţate prin intermediul Mecanismului Financiar European şi alcătuirea unei baze de date corespunzătoare, care va fi actualizată permanent, cu sprijinul tuturor structurilor Universităţii care sunt implicate în astfel de proiecte;

(2) Informarea potenţialilor beneficiari şi promotori de proiecte cu privire la oportunităţile de finanţare pentru instituţiile de învăţământ superior, studenţi şi personal academic prin Erasmus+;

(3) Întocmirea şi depunerea candidaturii pentru proiectele instituţionale de mobilitate, anual;

(4) Gestionarea contractelor de finanţare încheiate cu Agenţia Naţională pentru Programe Comunitare în Domeniul Educaţiei şi Formării Profesionale (ANPCDEFP) pentru derularea mobilităţilor studenţilor şi personalului didactic şi nedidactic sau de cercetare;

(5) Sprijinirea ANPCDEFP în implementarea strategiei europene de diseminare şi exploatare a rezultatelor proiectelor, prin identificarea exemplelor de bună practică, a metodelor inovatoare şi a rezultatelor profesionale transferabile şi prin transmiterea acestor informaţii către ANPCDEFP şi promovarea lor la nivel local;

(6) Raportarea către Ministerul Educaţiei Naţionale, ANPCDEFP şi alte instituţii abilitate, asupra proiectelor Erasmus+ sau derulate în cadrul Mecanismului Financiar European SEE care se derulează în cadrul Universităţii.

(7) Colaborarea cu membrii altor reţele de sprijin în domeniul învăţământului universitar şi preuniversitar, tineretului şi sportului, în scopul realizării schimbului de bună practică, al asigurării coerenţei acţiunilor şi al implementării cu succes a Programului Erasmus+.

(8) Identificarea proiectelor internaţionale (altele decât cele comunitare) care se derulează în instituţie, finanţate prin programe de cercetare, inovare si dezvoltare şi alcătuirea unei baze de date corespunzătoare, care va fi actualizată permanent, cu sprijinul tuturor structurilor Universităţii implicate în astfel de proiecte;

(9) Informarea potenţialilor beneficiari şi promotori de proiecte cu privire la actualele programe internaţionale de cercetare, inovare si dezvoltare şi diseminarea informaţiilor conform unei proceduri proprii;

(10) Gestionarea contractelor cadru de colaborare bilaterală;

(11) Consilierea beneficiarilor sau potenţialilor beneficiari de proiecte şi acţiuni ce decurg din contractele cadru încheiate cu universităţi partenere;

(12) Raportarea către Comisia pentru cooperări şi parteneriate naţionale şi internaţionale a Senatului Universităţii asupra proiectelor şi activităţilor internaţionale care se derulează în cadrul Universităţii (altele decât cele din cadrul programelor comunitare);

(13) Identificare şi contractarea agenţiilor de recrutare de studenţi internaţionali pe cont propriu valutar în vederea înscrierii acestora pentru admiterea la studii la Universitate;

(14) Menţinerea relaţiei cu autorităţile responsabile în domeniul educaţiei din statele partenere, prin intermediul Ambasadelor şi a serviciilor consulare ale acestora acreditate în România;

(15) Menţinerea relaţiei cu Direcţia Generală Relaţii Internaţionale şi Europene a MEN, asigură raportarea către aceasta a tuturor informaţiilor relevante.

 

 

Art. 3. Componenţa BEAI:

(1)   Coordonatorul instituţional Erasmus +, ca responsabil al proiectului;

(2)   Personalul tehnic-administrativ aflat în subordinea directorului CRI şi Coordonatorului instituţional Erasmus +, inclusiv coordonatori Erasmus pentru fiecare Facultate şi coordonatori Erasmus departamentali;

(3)   Personalul cu responsabilităţi în cadrul proiectelor ce fac parte din Programul Erasmus+.

·         Responsabilul financiar al Programului Erasmus +;

·         Consilierul juridic al Universităţii.

 

CAPITOLUL II. Relaţii de subordonare

 

Art. 4. BEAI  se subordonează Rectorului, Prorectorului I, Directorului CRI, şi a Coordonatorului Instituţional Erasmus+ în limita atribuţiilor acestuia ân cadrul Programului Erasmus+ şi Mecanismul Financiar SEE.

Art. 5. Comisia de Management Erasmus + va fi formată din Prorectorul I - în calitate de preşedinte , Coordonatorul Instituţional Erasmus+, reprezentanţi din minimum trei Facultăţi diferite (dintre coordonatorii Erasmus), un reprezentant al studenţilor universităţii, membru în Senat – în calitate de membri. Un angajat al Biroului de Programe Comunitare şi Acorduri Internationale va îndeplini funcţia de secretar. Membrii Comisiei de Management Erasmus + sunt numiţi prin decizie a Rectorului UAB, în baza hotărârii Consiliului de Administraţie.

Art. 6. BEAI este subordonat şi ANPCDEFP, căreia îi raportează după un calendar stabilit la nivel naţional prin proceduri specifice şi regulate asupra modului de desfăşurare a tuturor programelor active, asupra gestiunii resurselor financiare şi a aplicării politicilor adecvate. ANPCDEFP repartizează BEAI fondurile financiare pentru acţiunile descentralizate şi semi-descentralizate, avizează proiectele de tip descentralizat din familia Erasmus+ şi auditează activitatea BEAI din Universitate referitor la aplicarea corectă a principiilor de desfăşurare a programelor şi la respectarea contractelor financiare cu Agenţia Naţională.

BEAI conlucrează cu Comisia Europeană pentru derularea programelor de tip centralizat.

BEAI iniţiază cooperări cu Comisia Uniunii Europene din România sau răspunde în numele Universităţii unor solicitări din partea acesteia în domeniul programelor care fac obiectul de activitate al Biroului.

Art. 7. Coordonatorul Instituţional Erasmus+ are, în principal, următoarele sarcini:

-monitorizează activitatea Biroului şi propune strategii de dezvoltare specifice, în funcţie de necesităţi şi circumstanţe;

-asigură cooperarea Biroului cu celelalte structuri universitare şi cu departamente similare din alte instituţii de învăţământ superior

-asigură raportarea tuturor activităţilor desfăşurate de Biroul Erasmus+ către Directorul CRI şi organele superior ierarhice;

stabileşte sarcinile şi atribuţiile membrilor Biroului pentru componenta Erasmus + şi pentru Mecanismul Financiar al SEE, şi urmăreşte direct îndeplinirea acestora;

 

 

Capitolul III - Atribuţii şi activităţi

 

Art. 8. BEAI are următoarele atribuţii:

-îndeplineşte hotărârile Senatului şi ale Consiliului de Administraţie în ceea ce priveşte:

-coordonarea procesului de monitorizare a participării Universităţii la Programul Erasmus + sau programnele finanţate prin intermediul Mecanismului Financiar European SEE, precum şi alte programe de educaţie şi formare profesională;

-identificarea de parteneri externi şi negocierea contractelor de colaborare cu aceştia;

-gestiunea completă a evidenţelor privind programele comunitare;

-preluarea, stocarea şi prelucrarea datelor statistice privind programele comunitare, precum şi înaintarea acestora spre Rectoratul şi Senatul Universităţii, cu sprijinul departamentelor implicate în astfel de proiecte;

-elaborarea unui subsistem informatic şi a unei baze de date privind gestionarea  activităţilor specifice;

-contribuţia, alături de Biroul de Imagine şi Marketing, la promovarea imaginii universităţii în exterior prin:

·         consilierea şi informarea personalului şi studenţilor Universităţii care doresc să participe la manifestări ştiinţifice internaţionale şi mobilităţi;

·         concepţia şi elaborarea de materiale publicitare (publicaţii, postere, pliante) în limbi de circulaţie internaţională, precum şi fişarea acestora în pagina de web a CRI.

- identificarea şi diseminarea programelor comunitare pe plan internaţional;

- asigură, la cererea Comisiei Senatului pentru cooperări şi parteneriate naţionale şi internaţionale şi din proprie iniţiativă, elaborarea unor studii şi analize şi face recomandări privind modul de realizare a obiectivelor din domeniul său de activitate;

- realizează o bază de date cu partenerii universităţii în diferite tipuri de programe comunitare în domeniul educaţiei şi al formării profesionale şi face publice aceste informaţii pe pagina web a universităţii;

- asigură evidenţa şi raportarea neregulilor apărute în derularea programelor comunitare specifice, răspunzând cerinţelor definite în Strategia Naţională de Luptă Antifraudă pentru protecţia intereselor financiare ale Uniunii Europene aprobată prin HG din 14.07.2005, actualizată;

- diseminează în Universitate apelurile pentru proiecte şi programe din cele care fac obiectul său de activitate şi avizează tehnic propunerile de proiecte înainte de expedierea acestora la ANPCDEFP sau la Comisia Europeană;

- organizarea procesului tehnic de selecţie a beneficiarilor de mobilităţi Erasmus +, Acţiunea-cheie 1 – Proiecte de mobilitate pentru studenţii şi personalul din învăţământul superior, şi a proiectelor de mobilitate finanţate prin intermediul Mecanismului Financiar European SEE din cadrul instituţiei în condiţiile reglementate de Comisia Europeană;

- organizarea de reuniuni cu studenţii selectaţi, înainte de plecare în mobilitate;

- facilitarea, pentru studenţii selectaţi, a contactelor cu instituţiile gazdă, în timp util, pentru o bună informare asupra condiţiilor de cazare şi a programelor concrete de lucru;

- organizarea şi monitorizarea modului de derulare a mobilităţilor studenţilor şi pentru personalul academic, atât studenţi/personal universitar din România care efectuează o mobilitate în străinătate, cât şi studenţi/personal universitar din străinătate care efectuează o mobilitate în România, în condiţiile de calitate stipulate de Carta Erasmus pentru Învăţământ Superior (Erasmus Charter for Higher Education);

- facilitarea obţinerii vizelor pentru componenta internaţională, pentru studenţi şi pentru personalul academic, atât pentru studenţii/personalul universitar din ţări terţe care efectuează o mobilitate în România cât şi pentru studenţii/personalul universitar din România care efectuează o mobilitate în ţări terţe, dacă este cazul, în cooperare cu Ministerul Educaţiei Naţionale;

- organizarea pregătirii lingvistice a participanţilor la mobilităţi, dacă este cazul;

- facilitarea recunoaşterii rezultatelor învăţării obţinute în urma mobilităţilor pentru studenţi şi a echivalării perioadelor de studii/plasament în străinătate, în conformitate cu prevederile Ordinului MECTS nr. 3223/2012 şi cu principiile Cartei Erasmus pentru învăţământ superior aprobate de Comisia Europeană;

- sprijinirea reintegrării studenţilor beneficiari, la întoarcerea din mobilitate;

- actualizarea permanentă a bazei de date Mobility-Tool;

 

Componenta Erasmus+ a structurii desfăşoară două categorii importante de activităţi în direcţia programelor comunitare în domeniul educaţiei şi formării profesionale:

A.        (1) Este organismul care are în atribuţii acţiunile care vizează cooperarea naţională şi internaţională cu instituţii de învăţământ şi cercetare şi cu administraţia publică, forurile economice şi culturale implicate în derularea programelor comunitare în domeniul educaţiei şi formării profesionale.

(2) Obiectivele specifice ale acestui tip de activităţi sunt:

·         Iniţierea, elaborarea şi susţinerea unor acorduri de cooperare naţionale/internaţionale în cadrul programelor comunitare.

·         Asigurarea respectării cadrului legal şi organizatoric de participare la programele comunitare din domeniul educaţiei şi formării profesionale.

·         Facilitarea şi coordonarea participării instituţiei la programele comunitare din domeniul educaţiei şi formării profesionale.

(3) În atingerea obiectivelor formulate se au în vedere următoarele strategii specifice:

-Întocmirea documentaţiei specifice pentru participarea la programele comunitare;

-Elaborarea corespondenţei internaţionale, în conformitate cu protocolul în vigoare, cu scopul lărgirii numărului de acorduri internaţionale de cooperare în domeniul programelor comunitare;

-Invitarea de specialişti şi lectori străini care vor conferenţia sau vor participa la manifestările ştiinţifice organizate în cadrul Universităţii;

-Elaborarea unui sistem de promovare a cadrelor universitare în străinătate, având ca finalitate deplasarea acestora ca profesori-invitaţi în colective academice sau ca participanţi la diferite manifestări ştiinţifice şi culturale internaţionale;

-Organizarea unor manifestări în diferite arii curriculare sau extra-curriculare (cursuri de vară, tabere de creaţie, simpozioane, mese rotunde, schimburi de cadre universitare şi studenţi ş.a.), care să permită promovarea Universităţii prin intermediul cadrelor şi studenţilor străini participanţi.

 

B.        (4) În cadrul celui de-al doilea grup de activităţi, componenta Erasmus+ îşi propune să informeze, să promoveze şi să susţină racordarea Universităţii la programele comunitare din domeniul educaţiei şi formării profesionale, oferă consultanţă, coordonează şi verifică direct implicarea cadrelor şi a studenţilor în sistemul de studii în străinătate.

(5) Obiectivele specifice ale acestui tip de activităţi sunt:

·       Urmărirea atentă, evaluarea şi promovarea politicilor educaţionale europene care deschid perspective Universităţii prin implicarea în diverse programe de studiu şi cercetare conforme normelor în vigoare;

·         Elaborarea unui program eficient de popularizare, distribuire şi monitorizare a granturilor de mobilitate studenţeşti şi pentru cadrele Universităţii în străinătate;

·         Facilitarea accesului studenţilor Universităţii la sprijinul lingvistic online pus la dispoziţie de Comisia Europeană;

·         Atragerea studenţilor străini în programele de studiu oferite de Universitatea noastră;

·       Coordonarea şi fluidizarea procesului de pregătire a deplasărilor în străinătate ale cadrelor Universităţii, asigurarea consultanţei necesare în redactarea actelor necesare deplasării acestora şi valorificarea  ulterioară a activităţii lor.

(6) Strategii specifice:

-   Depistarea şi declanşarea rapidă a elaborării proiectelor de programe comunitare care ar putea beneficia de asistenta, suport şi finanţare internaţională şi atragerea cadrelor didactice şi a studenţilor în aceste programe;

-   Informarea corectă şi obiectivă asupra oportunităţilor oferite de programele de educaţie şi formare profesională şi facilitarea elaborării documentelor necesare pentru aplicaţii;

-   Elaborarea şi distribuirea unor buletine informative, pliante, broşuri despre instituţiile partenere, dar şi promovarea imaginii Universităţii prin intermediul cadrelor şi studenţilor implicaţi în mobilităţi;

-   Elaborarea corespondenţei cu instituţiile din străinătate, intermedierea încheierii parteneriatelor şi facilitarea accesului la informaţie pentru cei interesaţi de posibilităţile de studiu oferite de Universitatea noastră;

-   Implementarea sistemului de analiză şi supraveghere a deplasărilor studenţilor şi personalului didactic şi nedidactic în străinătate şi valorificarea activităţii acestora prin instrumentul Mobility Tool, pus la dispoziţie de CE, respectiv asigurarea controlului intern al documentelor.

Art. 9. Componenta Acorduri Internaţionale şi Relaţii cu studenţii străini are următoarele atribuţii:

- îndeplineşte hotărârile Senatului şi ale Consiliului de Administraţie în ceea ce priveşte:

-coordonarea procesului de admitere la studii a cetăţenilor străini din state terţe UE în cadrul anului pregătitor de limba română, la studii de licenţă, masterat, sau după caz, doctorat;

-coordonarea procesului de admitere la studii a cetăţenilor de origine etnică română din Republica Moldova, din alte state învecinate şi a etnicilor români cu domiciliul stabil în străinătate în învăţământul din România; precum şi a studenţilor români de etnie rromă;

-identificarea de parteneri externi şi negocierea contractelor de colaborare cu aceştia în vederea recrutării de potenţiali studenţi;

-preluarea, stocarea şi prelucrarea datelor statistice privind programele de colaborare internaţională, precum şi înaintarea acestora spre Rectoratul Universităţii;

-elaborarea unui subsistem informatic şi a unei baze de date privind gestionarea activităţilor specifice;

-contribuţia, alături de Biroul de Imagine şi Marketing, la promovarea imaginii universităţii în exterior prin:

-consilierea şi informarea cadrelor didactice proprii care doresc sa participe la    manifestări ştiinţifice internaţionale;

-participarea la târguri educaţionale internaţionale a reprezentanţilor desemnaţi de conducerea universităţii;

-concepţia şi elaborarea de materiale publicitare (publicaţii, postere, pliante) şi afişarea acestora în pagina de web a CRI;

-traducerea documentelor interne şi realizarea de activităţi de interpretariat, la solicitarea celorlalte departamente ale universităţii, în funcţie de un grafic prestabilit si aprobat in prealabil de conducerea CRI.

-asimilarea şi diseminarea programelor, activităţilor şi acţiunilor internaţionale:

-procesează dosarele aparţinând cetăţenilor străini interesaţi să studieze în instituţia noastră pe cont propriu valutar, şi trimite propunerea de eliberare a Scrisorii de acceptare la studii în România Direcţiei Generale Relaţii Internaţionale şi Europene a MENCS;

-procesează dosarele aparţinând tinerilor nominalizaţi de către MENCS, ca bursieri ai statului român, în vederea înmatriculării acestora, şi emite confirmarea de acceptare la studii.

-asigură, la cererea Comisiei Senatului pentru cooperări şi parteneriate naţionale şi internaţionale şi din proprie iniţiativă, elaborarea unor studii şi analize şi face recomandări privind modul de realizare a obiectivelor din domeniul său de activitate;

-realizează o bază de date cu partenerii universităţii în diferite tipuri de acorduri internaţionale cadru şi face publice aceste informaţii pe pagina web a universităţii.

-asigură evidenţa şi raportarea neregulilor apărute în derularea acordurilor internaţionale specifice, precum şi în recrutarea şi admiterea studenţilor străini.

 

Componenta Acorduri Internaţionale şi Relaţii cu studenţii străini desfăşoară două categorii importante de activităţi:

 

A.  (1) Cooperarea internaţională cu instituţii de învăţământ şi cercetare şi cu administraţia publică, forurile economice şi culturale implicate în derularea programelor internaţionale.

(2) Obiectivele specifice ale acestui tip de activităţi sunt:

- Iniţierea, elaborarea şi susţinerea unor acorduri de cooperare internaţională cu instituţii de învăţământ, cercetare, şi culturale;

- Informarea corectă asupra cadrului legal şi organizatoric de participare la programele si proiectele internaţionale.

- Facilitarea şi coordonarea participării instituţiei la programele, proiectele şi acţiunile internaţionale.

 

(3) În atingerea obiectivelor formulate se au în vedere următoarele strategii specifice:

- Elaborarea documentaţiei specifice pentru participarea la programele, proiectele şi acţiunile internaţionale;

- Elaborarea corespondenţei internaţionale, în conformitate cu protocolul în vigoare, cu scopul lărgirii numărului de acorduri internaţionale de cooperare cadru cu universităţi şi institute de ştiinţă şi cultură din ţări partenere UE, agenţii de recrutare de studenţi;

- Invitarea de specialişti şi lectori străini care vor conferenţia sau vor participa la manifestările ştiinţifice realizate în cadrul Universităţii, precum si organizarea şederii acestora în bune condiţii;

- Organizarea unor manifestări în diferite arii curriculare sau extra-curriculare (cursuri de vară, tabere de creaţie, simpozioane, mese rotunde, schimburi de cadre universitare şi studenţi sa.), care să permită promovarea Universităţii prin intermediul cadrelor şi studenţilor străini participanţi.

 

B.        (4) În cadrul celui de-al doilea grup de activităţi, acest componentă îşi propune să informeze, să promoveze şi să susţină racordarea Universităţii la programele internaţionale din domeniul educaţiei şi formării profesionale, oferă consultanţă, coordonează şi verifică direct implicarea cadrelor şi a studenţilor în sistemul de studii în străinătate şi să asigure informarea corectă, punctuală şi eficientă a studenţilor internaţionali care doresc să studieze în universitatea noastră.

(5) Obiectivele specifice ale acestui tip de activităţi sunt:

·         Identificarea de parteneri instituţionali din domeniul recrutării de studenţi internaţionali, în vederea promovării ofertei educaţionale a universităţii noastre in state terţe UE;

·         Atragerea studenţilor străini în programele de studiu oferite de Universitatea noastră;

 

(6) Strategii specifice:

-   Depistarea şi declanşarea rapidă a elaborării proiectelor de colaborare care ar putea beneficia de asistenţă, suport şi finanţare internaţională şi atragerea cadrelor didactice şi a studenţilor în aceste programe;

-   Informarea corectă şi obiectivă asupra oportunităţilor oferite de programele de educaţie şi formare profesională şi facilitarea elaborării documentelor necesare pentru aplicaţii;

-   Elaborarea şi distribuirea unor buletine informative, pliante, broşuri despre instituţiile partenere, dar şi promovarea imaginii Universităţii prin intermediul personalului şi studenţilor implicaţi în mobilităţi;

-   Elaborarea corespondenţei cu instituţiile din străinătate, intermedierea încheierii parteneriatelor şi facilitarea accesului la informaţie pentru cei interesaţi de posibilităţile de studiu oferite de Universitatea noastră.

 

 

CAPITOLUL IV. Resursele financiare pe care se bazează activitatea BEAI

 

Art. 10. Componenta Erasmus+ utilizează resurse financiare provenind din fondurile programului Erasmus+ şi din alte programe comunitare.

Resursele disponibile provin din fondul de organizare a mobilităţilor (SOM) alocat de ANPCDEFP prin contractul semnat cu Universitatea, anual, pe baza numărului de mobilităţi estimat şi luând în considerare regulile din Ghidul programului Erasmus + , Partea B.

Conform contractului, aceste sume pot fi cheltuite pentru activităţi sau achiziţii diverse, toate având ca scop o mai bună organizare, derulare, monitorizare şi evaluare a mobilităţilor Erasmus în Universitate.

Conform Ghidului programului Erasmus +, categoriile de cheltuieli eligibile pot fi, spre exemplu:

- orice costuri legate direct de depunerea în aplicare a activităţilor de mobilitate (cu excepţia costurilor de şedere şi de transport pentru participanţi);

- acorduri organizatorice cu instituţiile partenere, inclusiv vizite, pentru a conveni condiţiile acordurilor interinstituţionale privind selectarea, pregătirea, primirea şi integrarea participanţilor la acţiunea de mobilitate; şi pentru a menţine actualizate astfel de acorduri interinstituţionale;

oferirea de cataloage actualizate ale cursurilor pentru studenţii internaţionali;

- furnizarea de informaţii şi asistenţă studenţilor şi personalului;

selectarea studenţilor şi personalului;

- pregătirea contractelor de studiu pentru a asigura recunoaşterea deplină a competenţelor educaţionale ale studenţilor; pregătirea şi recunoaşterea contractelor de mobilitate pentru personal;

- pregătirea lingvistică şi interculturală oferită atât studenţilor, cât şi personalului în intrare şi în ieşire;

- facilitarea integrării în instituţia de învăţământ superior a participanţilor la acţiunea de mobilitate în intrare;

- asigurarea unor acţiuni de îndrumare şi de supraveghere eficiente vizând participanţii la acţiunea de mobilitate;

măsuri specifice pentru a asigura calitatea stagiilor pentru studenţi în întreprinderi;

- asigurarea recunoaşterii componentelor educaţionale şi a creditelor aferente, prin eliberarea de foi matricole şi Suplimente la Diplomă;

sprijinirea reintegrării participanţilor la acţiunea de mobilitate şi valorificarea noilor competenţe dobândite de aceştia în beneficiul instituţiei de învăţământ superior şi al colegilor.

Astfel, categoriile de mai sus pot include:

-   Cheltuieli de personal care pot cuprinde venituri de natură salarială ca urmare a activităţilor desfăşurate în vederea pregătirii şi organizării selecţiei participanţilor la mobilităţi; pregătirea lingvistică a participanţilor la mobilităţi; informării şi asistenţei acordate studenţilor şi cadrelor didactice; monitorizării studenţilor plecaţi în mobilitate; dezvoltării şi utilizării ECTS şi DS, obţinerii feedback-ului din partea studenţilor si cadrelor didactice reveniţi din mobilitate, asigurării calităţii plasamentelor studenţeşti în întreprinderi

-   Cheltuieli privind deplasările transnaţionale care pot include vizite în cadrul Universităţilor partenere în vederea dezvoltării acordurilor academice şi organizaţionale existente; vizite privind monitorizarea studenţilor plecaţi în mobilitate;

-   Activităţi privind asigurarea calităţii plasamentelor studenţeşti (vizite la unităţile de plasament în străinătate)

-  Cheltuielile privind buna desfăşurare a activităţii Biroului Erasmus+ (logistice) - cotă parte la cheltuielile ocazionate de plata serviciilor de telecomunicaţii: telefon, fax, internet, etc.; cotă parte la plata chiriei spaţiului destinat Biroului Erasmus+;

-   Achiziţii materiale, birotică, papetărie, echipamente, etc.

Art. 11. Fondurile Erasmus + sunt gestionate la nivelul Universităţii noastre de către Rectorul Universităţii, Coordonatorul Instituţional Erasmus şi responsabilul financiar din cadrul serviciului financiar-contabil.

Art. 12. Componenta Acorduri Internationale şi Relatii cu studentii străini utilizează resurse financiare provenind din fonduri proprii ale Universităţii şi din încasările taxelor administrative de procesare a dosarelor studenţilor internaţionali, sponsorizări, alte fonduri legal constituite.

 

 

CAPITOLUL V. Responsabilităţile departamentelor, facultăţilor şi ale persoanelor implicate în derularea programelor

 

Art. 13. În cadrul Programelor comunitare Facultăţile şi departamentele au următoarele responsabilităţi:

-  iniţierea şi participarea în programele comunitare prin promovarea contactelor cu cadre universitare şi instituţii din străinătate

-  respectarea strictă a termenelor şi a condiţiilor de participare în programele comunitare

Art. 14. Alte persoane cu responsabilităţi în derularea programelor comunitare:

§  A. Coordonatorii Erasmus pe Facultăţi, numiţi prin decizia Rectorului UAB la propunerea decanilor Facultăţilor:

Coordonează şi monitorizează activitatea coordonatorilor Erasmus departamentali în cadrul Programului Erasmus + şi a Mecanismului Financiar European SEE;

-   Avizează propunerile privind parteneriatele bilaterale cu instituţii din străinătate în cadrul programelor pentru mobilităţi derulate, pentru specializările din oferta educaţională a Facultăţii reprezentate;

-   Asigură consolidarea relaţiilor de parteneriat cu instituţiile din străinătate, în cadrul domeniilor acoperite de programele educaţionale oferite de Facultatea reprezentată;

-  Organizează, alături de reprezentantul Biroului Erasmus+, selecţia cadrelor didactice pentru acţiuni de mobilitate de predare în cadrul Programului Erasmus+, Acţiunea Cheie KA103 (cu ţările Programului).

B. Coordonatorii departamentali Erasmus, numiţi prin decizia  Rectorului UAB la propunerea decanilor Facultăţilor:

-   Asigură compatibilitatea planurilor de învăţământ şi a conţinuturilor disciplinelor de la universităţile partenere cu cele ale programelor de la universitatea noastră;

-    Acordă consiliere studenţilor în vederea întocmirii Contractului de studii (Learning Agreement) şi a Acordului de recunoaştere;

-   Acordă consiliere studenţilor străini incoming în vederea întocmirii Contractului de studii (Learning Agreement) şi în vederea bunei desfăşurări a stagiilor lor de studiu la universitatea noastră;

-    Semnează documentele de studiu sau practică pentru care sunt responsabili;

-   Organizează vizita cadrelor didactice de la instituţiile partenere la universitatea noastră, şi îşi dau acordul pe programul de predare, respectiv formare;

-   Menţin corespondenţa cu omologii lor de la universităţile partenere în program pentru a organiza stagiul de studiu sau plasament al studenţilor noştri în străinătate;

-   Informează studenţii departamentului din care fac parte cu privire la oportunităţile de studiu sau practică oferite prin programele comunitare derulate de universitatea noastră.

 C. Consilierul juridic al Universităţii – verifică şi semnează contractele financiare încheiate între beneficiari şi Universitate şi oferă consiliere juridică în funcţie de situaţiile specifice apărute;

 D. Responsabilul financiar – verifică şi semnează contractele financiare încheiate între beneficiari şi Universitate, dispune plata granturilor, verifică concordanţa dintre contracte, plăti şi starea de fapt, exercită funcţia CFP, păstrează documentele contabile întocmite cel puţin 5 ani, urmăreşte tranzacţiile din contul programului, realizează situaţiile financiare.

 

Art. 15. În ceea ce priveşte acordurile internaţionale şi relaţiile cu studenţii străini Facultăţile şi departamentele au următoarele responsabilităţi:

-iniţierea şi participarea în programele internaţionale prin promovarea contactelor cu cadre universitare şi instituţii din străinătate

-alegerea sau numirea tutorilor responsabili cu studenţii internaţionali

Art.16. Alte persoane cu responsabilităţi în derularea contractelor şi acordurilor internaţionale, precum şi a activităţii cu studenţii internaţionali:

directorii Departamentelor didactice asigură calitatea serviciilor educaţionale oferite studenţilor internaţionali şi monitorizarea procesului didactic, la specializările cu predare într-o limbă străină, precum şi la anul pregătitor pentru limba română;

secretariatele facultăţilor asigură studenţilor internaţionali aceleaşi servicii administrative oferite tuturor studenţilor instituţiei.

 
 
Dispoziţii finale şi tranzitorii

 

Prin activitatea sa curentă şi viitoare, Biroul Erasmus+ şi Acorduri Internaţionale asigură condiţiile pentru participarea activă a Universităţii noastre la generaţia de programe comunitare 2014-2020 Erasmus +, la viitoarele generaţii de programe comunitare din perioada şi la alte programe cu finanţare externă.

 

Prezentul regulament a fost aprobat de către Senatul Universităţii „1 Decembrie 1918” din Alba Iulia la data de 15 septembrie 2017.

 

Preşedinte Senat,

Conf. univ. dr. Lucian Marina

 

 

 

Director al Centrului de Relaţii Internaţionale,

Coordonator Instituţional Erasmus,

Lect. univ. dr. Petru Ştefan Ionescu